15 DICAS PARA UM RECEBIMENTO DE MERCADORIAS EFICAZ!

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O assunto hoje é Recebimento de Mercadorias com foco no Varejo.

Vamos tomar como exemplo a área de Supermercados mas, vale para todos os seguimentos no ramo varejista.

Nós temos vários processos em uma loja de supermercados e o Recebimento de Mercadorias é um setor bastante importante, que exige que haja processos, pessoas bem treinadas e tecnologia, para que você tenha segurança e produtividade na sua equipe.

Vamos citar algumas dicas que podem te ajudar a melhorar o processo de recebimento de mercadorias na sua empresa. Se você já pratica alguma dessas dicas que nós vamos dar aqui ou pratica algum processo não mencionado aqui que funcione pra você; coloque nos comentários no rodapé da página, vamos dar uma olhada e quem sabe podemos incorporar aos processos que já temos ajudando o pessoal a melhorar seus processos de recebimento de mercadorias.

1 – Informar a programação de entregas.

Dica número 1 é “informar a programação de entregas”. Se a sua empresa trabalha loja a loja, ou tem uma central de compras que é o cenário mais usado pelas grandes redes de varejo, é muito importante que o setor comercial ao fazer as compras informe o pessoal da loja de modo que eles consigam ter uma agenda do que vai chegar em cada dia.

Isso é importante para que a loja consiga se preparar para fazer o recebimento desta mercadoria no menor tempo possível; então o responsável pelo setor de recebimento poderá se programar, não escalando folgas para os conferentes se vier uma carga muito grande, e poderá também preparar o local para poder colocar a mercadoria. A chave aqui é a comunicação entre os setores, para que todos sejam informados de quando a mercadoria vai chegar na sua loja. Esta é a primeira dica.

2 – Você pode fazer o recebimento antecipado da nota fiscal.

Outra dica muito interessante e que já está disponível para o varejo, mas que muitos não se deram conta ainda; é de que você pode fazer o recebimento antecipado da nota fiscal, não o recebimento de fato (o recebimento físico), mas a conferência antecipada dos dados. Desde a entrada da nota fiscal eletrônica no Brasil o que acontece?

Quando o fornecedor emite uma nota fiscal para a sua empresa, você recebe em um e-mail cadastrado do seu financeiro, do seu setor fiscal, um e-mail com o anexo do XML da nota fiscal. Com este anexo existem ERP’S, existem empresas, que automaticamente quando você manda este e-mail, ela pega este anexo e insere no teu ERP, ele não lança a nota fiscal mas, ele já consegue imputar este arquivo que é na verdade a nota fiscal no teu ERP.

Desta forma você consegue comparar a nota fiscal com o pedido de compra que está no seu próprio ERP, verificando se existem divergências, mesmo antes do caminhão chegar na sua portaria, isto é um recurso que está a disposição de todo varejista, e se você não está usando isto, CORRE! Fala com o pessoal do teu ERP, fala com as empresas que te atendem, porque você está perdendo muito tempo. E você já deve ter ouvido essa frase: Tempo é dinheiro!

Quanto custa um caminhão parado na sua portaria? Acúmulos de caminhões parados na portaria podem dar problemas; com vizinhos se você não tem uma doca, se você recebe direto da rua, gera problemas/transtornos na rua, as vezes gera stress com o fornecedor porque o caminhão tem outras entregas para fazer, além do fato da demora na descarga e você pode estar com ruptura de algum produto dessa carga.

Então no momento que o caminhão chega na sua portaria, é importante que todos estes problemas, todas estas questões burocráticas já tenham sido resolvidas, porque se você faz o confronto da nota fiscal com o pedido antes do caminhão chegar na tua porta, imagina o seguinte, se tem uma divergência de preço, você já resolve com o fornecedor e já consegue tratar isso, se tem uma divergência de quantidade, você também já conversa com o fornecedor e já consegue tratar isto antes do caminhão chegar na sua porta.

Quando o caminhão chegar você vai fazer o seguinte, você vai só informar no teu ERP que aquele caminhão chegou, o pedido já vai estar batendo com a nota fiscal, você só libera o pessoal para fazer o recebimento da mercadoria e depois fazer os tratamentos de conferência, de lançamento de nota fiscal e assim por diante, então, este é um recurso bastante importante, REPITO! se você ainda não usa, já levanta com o pessoal do teu ERP, com seus fornecedores e procure entender como isso pode ser usado na sua empresa, porque você vai GANHAR muito tempo.

Vai ter um relacionamento até melhor com o seu fornecedor, porque a mercadoria chega, já agiliza o processo, já consegue fazer o recebimento, mercadoria já pode ir para a área de venda, e aí você já pode fazer o que você sabe fazer de melhor, que é VENDER os produtos na sua loja.

3 – Faça o recebimento CEGO!

O que é o recebimento cego? Não deixe a pessoa que vai receber a mercadoria pegar a nota fiscal desta mercadoria, por que? Olhando a nota fiscal ele pode ser induzido ao erro, de modo que a maioria das empresas fazem o seguinte; imprimem o romaneio cego, onde tem a descrição de todos os itens que devem ser recebidos (os itens que estão na nota fiscal) mas sem o campo das quantidades, para que o conferente seja obrigado a contar a mercadoria que está chegando e anotar no papel, de modo que quando ele retornar para o CPD, para entregar este papel(romaneio cego), o CPD vai lançar no sistema essas quantidades conferidas, o próprio sistema vai conferir o que ele recebeu com o que está chegando na nota fiscal, e vai gerar uma divergência se for o caso, podendo ser emitida uma nota fiscal de devolução, ou vai informar que a mercadoria sobrou ou ainda que houve algum tipo de erro para que eles possam fazer uma nova conferência antes de finalizar o processo.

Então é muito importante que haja o recebimento cego, se você deixar o conferente ver a nota fiscal, você pode incorrer em sérios problemas, então muito cuidado com esta questão. Outra coisa, eu citei aqui o romaneio mas nós recomendamos fortemente que você use o coletor de dados ao invés do romaneio cego, por que? Com o romaneio cego a sua velocidade de recebimento é uma, com o coletor você ganha agilidade; a qualidade da sua conferência é outra também, por que? Com o romaneio cego, o conferente vai olhar o código de barra e a descrição do produto; mas você imagina um conferente trabalhando o dia inteiro, recebendo estas mercadorias, chega um horário em que a vista já está cansada e ele já nem está enxergando mais direito, então ele pode acabar cometendo erros.

Com o coletor de dados ele vai bipar o código do produto, então o próprio sistema já vai verificar se este produto está dentro da nota fiscal, e já vai abrir o campo para ele poder digitar a quantidade, ou seja, vai deixar o trabalho do operador muito mais rápido, a quantidade de erros vai reduzir e a incidência de produtos sem cadastro também vai reduzir, eu vou contar uma história para vocês.

Eu trabalhei durante 12 anos, gerenciando um departamento de TI, em uma rede de supermercados, e o que aconteceu? Nós recebíamos muito com o romaneio cego, e nós tínhamos muitos problemas de filas na portaria (pois tínhamos um volume muito grande de compra), reclamação de fornecedor, tinha entregador que ia embora porque não queria esperar para descarregar a mercadoria.

E o que foi que eu fiz na época? Eu cotei para comprar um coletor de dados, na época eu achei bastante caro, “nossa mas um coletor de dados é caro”, mas resolvemos fazer uma experiência porque a situação estava insuportável; cotamos, fizemos a compra do equipamento, ao chegar o equipamento nós homologamos, colocamos na operação, isso foi em uma loja apenas, nós tínhamos na época 10 lojas, então surgiu outro problema. Porque eu tinha 1 coletor para 3 ou 4 conferentes, então resolvemos fazer daquela loja um piloto e resolvemos dar 1 coletor para cada um dos conferentes. Fizemos um comparativo da qualidade do recebimento e da velocidade do recebimento nesta loja com as demais lojas.

A diferença foi brutal, e fazendo um cálculo de ROI (Retorno sobre o investimento) eu vi que em pouco tempo, aquele investimento iria se pagar. Ao levar este resultado para a diretoria, imediatamente foi autorizado implementar este sistema em todas as lojas da rede, de modo que hoje em dia eles não conseguem mais receber com o romaneio cego, porque isto é muito defasado, em relação ao que eles já tem atualmente.

4 – Determine um horário para o recebimento.

Por que deve-se determinar um horário para o recebimento? Isso precisa ficar fixado na portaria, porque? É comum o entregador chegar fora do horário e querer que você receba a mercadoria, então se você abrir este tipo de exceção uma vez, este mesmo fornecedor vai voltar outras e outras vezes na sua empresa fora do horário e vai insistir porque já cederam uma vez. É importante que você defina um horário, exemplo: das 7 horas da manhã até às 16 horas ou até às 17 e 18h.

É importante também que tenha este comunicado na portaria, no seu setor comercial, para evitar que a sua empresa fique com a portaria aberta até 8, 9, 10 horas da noite, em alguns casos em bairros perigosos, e você pode ter problemas inesperados, então é muito importante que o recebimento seja executado durante o dia, facilitando a visualização da mercadoria e assim por diante, ok? Então determine um horário, que vai ser bem melhor para a sua empresa.

5 – Fazer auditorias periódicas.

Se você recebe 20/30/40/50 notas fiscais por dia, é importante que você determine um percentual destas notas que devem ser auditadas, não por um conferente, mas sim por um auditor, por algum gerente, ou por alguém que tenha um cargo superior, deste modo você evita que existam recebimentos tendenciosos, que tenha algum tipo de erro ali no recebimento da mercadoria.

É importante que você não faça isso em notas fiscais específicas, faça por amostragem, então se recebeu 50 notas, escolhe 5 fornecedores, 10% das notas recebidas no dia e reconfere, para ver se está tudo certo, e então você vai garantir uma acuracidade maior no teu processo de recebimento de mercadoria.

6 – Tenha regras rígidas e bem definidas.

Ficar abrindo muita exceção, para o fornecedor ou para o conferente, você incorre em tratar muitas exceções, e isso não é a melhor prática, ou você trata a regra, ou você trata a exceção, então é importante que as regras sejam bem definidas; o horário é este, o procedimento é este, então vamos seguir.

Por que quando você tem só 1 loja é até mais fácil de acompanhar, mas quando você vai para 2/3/4 lojas, se você não estiver com um processo muito bem definido para o recebimento de mercadoria e não fazer com que elas sejam cumpridas, você pode ter problemas e o pessoal pode se perder, gerando até prejuízos.

7 – Exija o número do pedido na nota fiscal.

Exija que o seu fornecedor coloque no campo de observação da nota fiscal o número do pedido que está no sistema, sabe aquele dia que o vendedor foi lá no departamento comercial, fez um pedido, o operador do supermercado digitou este pedido e entregou na mão do vendedor, este pedido provavelmente tem um número, é importante que este número conste na observação da nota fiscal, para facilitar o comparativo quando o pessoal receber o XML. Então é muito importante esta disca, exija o número do pedido na nota fiscal.

Uma regra simples você pode calcular, é que você não pode receber a mercadoria se ela estiver com mais de 1/3 de vida, ou seja, se o produto tem 3 meses de validade, você deve recebê-lo no seu supermercado no máximo com 30 dias de fabricação, passou dos 30 dias e já entrou no segundo mês, você já começa a comprometer este produto dentro da sua casa, então em linhas gerais funciona assim; 1/3 da vida do produto depois de fabricado fica com o fabricante, o segundo terço fica com o varejista (2/3), e o último terço (3/3) fica com o consumidor final até que ele consuma ou descarte a mercadoria.

Então fique atento a isto, faça sempre o registro da validade do produto no momento do recebimento da mercadoria. A ValidCode tem soluções de software também, que faz o controle de validade tanto no recebimento da mercadoria, como no chão de loja, informando pro pessoal reconferir a mercadoria, e evitar que os produtos cheguem a vencer na sua área de vendas. https://www.youtube.com/watch?v=6cM-dVSxkHo

9 – Tenha uma programação de entregas equalizada.

Mantenha a sua loja equilibrada, o que acontece com muita frequência? Segunda-feira chega 2/3 notas, terça-feira chega 10, quarta-feira chega 40 notas, sexta-feira chega 5, ou seja, tem dias onde o pessoal fica ocioso porque não tem trabalho, e tem dias que o pessoal fica trabalhando até tarde, comprometendo a qualidade da conferência das mercadorias, porque tem muita coisa para fazer em um curto espaço de tempo.

Então é muito importante que haja um cuidado com a programação destas entregas durante a semana, de modo que os dias sejam mais ou menos a mesma quantidade de notas fiscais, estabeleça um limite e faça com que estas entregas sejam mais equalizadas. Porque você vai garantir uma qualidade de conferência, uma qualidade de armazenamento, você vai fazer com que a sua loja consiga trabalhar com mais tranquilidade, e você possa focar no que mais importa para o varejo que é vender.

É claro que o volume das notas deve ser levado em consideração, pois os grandes fornecedores as vezes valem por 3 ou 4, então estes fornecedores grandes devem ser distribuídos em diferentes dias, exemplo: agendar uma Unilever em dia diferente de uma Reckitt.

Então evite problemas, sem stress, sem ociosidade, tudo com equilíbrio vale muito a pena, então a dica número 9 “Mantenha uma programação equalizada das suas entregas”.

10 – Mantenha o processo de recebimento predefinido.

Desenhe o fluxo desde o início até o fim do teu processo de recebimento de mercadoria, por que isso? Se a cada dúvida ou a cada mudança de rota, o operador ou o conferente tiver que acionar o gerente, ou tiver que acionar o comprador para tirar dúvidas, o que que vai acontecer? Vai atrasar tanto o lado do conferente quanto o lado do gerente ou do comprador (que pode estar em atendimento naquele momento); então se você tem um processo desenhado, definido, tem um pessoal muito bem treinado, você faz com que as coisas caminhem sozinhas, sem que você tenha que ficar intervindo a cada problema que surge, ou a cada imprevisto que acontece.

Então dica número 10, mantenha um processo bem desenhado e atualizado para a sua equipe inteira se basear nele, para poder fazer o seu trabalho do dia-a-dia.

11 – Use a tecnologia ao seu favor.

Eu falei em um dos itens anteriores, que nós usamos coletores de dados e isto aumenta muito a velocidade do recebimento, e existem “N” outras tecnologias que você pode usar na sua loja para agilizar o recebimento, por exemplo, o sistema de câmeras não serve apenas para registrar a entrada e a saída das pessoas.

Existem tecnologias que fazem com que, ao você fazer a leitura do código de barras do produto, ele cria uma marca d’água daquele produto, exatamente aquele produto que está sendo recebido naquele momento, na visualização da sua câmera, isso serve tanto para o recebimento de mercadoria, quanto para a saída na frente de caixa, é um sistema poderoso, se você quiser saber um pouco mais entre em contato com a gente, teremos o prazer em te ajudar neste processo de melhoria de recebimento de mercadoria.

Dica número 11 recapitulando, use a tecnologia ao seu favor, coletores de dados, câmeras e inteligência para manter a segurança do teu recebimento.

12 – Faça o pré recebimento.

Uma boa prática é você ter um local específico para receber a sua mercadoria. Evitar receber a mercadoria já no local de armazenamento, para que você tenha mais tranquilidade de fazer uma recontagem da mercadoria (caso necessário) e só depois de finalizado o processo de recebimento daquele fornecedor, libere os produtos para o local de armazenamento. Fazendo dessa maneira, evita que o produto recebido misture com o produto que você já possui em casa. Nunca se sabe quando vamos nos deparar com alguém mal intencionado. Então faça o recebimento, tendo um local pre definido para fazer a conferência da mercadoria, que o seu recebimento vai ser muito mais seguro.

13 – Separe os produtos para atender loja e depósito.

Essa dica não é possível para todos os varejistas porque isso depende um pouco da logística, e do espaço que se tem no depósito, mas se você puder fazer, faça. A dica número 13 é a seguinte “separe os produtos para atender depósito e loja”, o que que eu quero dizer com isso? Se você tem no seu sistema o seu estoque atualizado, quando chega um produto novo na sua empresa e aquele produto está com estoque 0.

Por que que você vai mandar para o depósito e armazenar, para depois retirar para mandar para a loja? Se o seu sistema já te entrega um relatório do que entrou e estava com o estoque 0, você já pode ter alguém ou algum local onde você consegue colocar estes produtos, os seus repositores já vão mandar estes produtos para a loja. Recebeu no espaço pré definido? Conferiu? Está tudo certinho? Liberou a nota fiscal? Liberou o entregador? Antes de levar os produtos para armazenagem, já separe os produtos que estão listados no relatório de ruptura na área de venda. Vamos Vendeeeerrr.

Por falar em ruptura, o Validcode é uma ferramenta que atende também o módulo de ruptura de estoque e ruptura de gôndola, caso queira conhecer entre em contato com o nosso departamento comercial, ficaremos felizes em te ajudar também no controle de ruptura de gôndola.

14 – Evite contato direto com os entregadores.

O que eu quero dizer com isso? O contato direto do pessoal que mexe com a nota fiscal e os entregadores não é uma boa prática, por quê? O pessoal que faz o lançamento da nota fiscal precisa estar concentrado no seu trabalho, e ficar na portaria ouvindo os entregadores falarem, ouvindo eles comentarem, fazendo perguntas; isso vai atrapalhar o trabalho dele, e também existe a possibilidade de haver algum tipo de vínculo entre eles, não que isso seja ruim, mas em alguns casos isso pode gerar e já gerou no passado alguns problemas, então se você puder evitar que o pessoal que faz o lançamento da nota tenha contato direto com o pessoal que entrega a mercadoria, é uma boa prática.

Uma coisa que nós fizemos e recomendamos na ValidCode, por exemplo, se o seu CPD fica na portaria, coloque ele mais distante da portaria, “ah Nilton mas aí como é que eu vou ficar entregando a nota fiscal, liberando canhoto”? Coloca na portaria um correio pneumático, é uma cápsula onde você coloca a nota fiscal em um tubo, aperta um botão, esta cápsula vai com a nota fiscal até o setor de notas fiscais (veja figura abaixo), após o procedimento de lançamento da nota é avisado a portaria que já pode receber a mercadoria pelo coletor, o conferente recebeu a mercadoria, avisa que finalizou a nota para o pessoal do CPD, este cruza as informações de quantidades, emite as notas fiscais de devoluções, se houver, assina o canhoto, devolve o canhoto pelo correio pneumático e fim de papo.

Então você evita aquele tumulto na portaria e garante mais tranquilidade para a equipe que vai fazer o lançamento das notas fiscais da sua empresa, vai evitar erros porque vai ser menos interrompido, então dica número 14 “evite contato direto de quem lança a nota fiscal com os entregadores de mercadorias”.

15 – Invista em treinamentos para a sua equipe

Tanto dentro do processo, quanto no uso das tecnologias envolvidas no processo de recebimento de mercadorias, é necessário pessoas bem treinadas. Os processos em geral não dependem unicamente de tecnologia, mas dependem de processos bem definidos e pessoas bem treinadas. Então mantenha a sua equipe sempre muito bem treinada e alinhada para que você consiga ter o melhor aproveitamento na sua empresa.

De nada adianta você ter os processos bem definidos e a tecnologia, se não tiver pessoas qualificadas para executar o processo ou fazer bom uso da tecnologia.

Bom pessoal, essas foram as dicas de recebimento de mercadorias, se você tiver alguma sugestão ou uma dica que também pode ser importante, para que possamos considerar dentro de um processo de recebimento, entre em contato ou coloque nos comentários que possamos incrementar em nossos processos.

Esse foi o tópico de hoje , caso tenha alguma questão específica do seu negócio, entre em contato conosco, estamos aqui para ajudar no que for necessário, um grande abraço e até a próxima.

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